Zeitsparende Tipps für Excel
Doppelte Einträge eliminieren: Der Spezialfilter von Excel entfernt Duplikate
Excel firmiert noch immer als Programm für Tabellenkalkulation, doch es hat eine Fülle an Funktionen, die wenig bekannt sind. Hier einige davon, die Ihnen vielleicht die eine oder andere zeitaufwändige Entdeckungsreise ersparen könnten.
Duplikate entfernen
Um eine Excel-Liste schnell von doppelten Einträgen zu befreien, benutzen Sie den Spezialfilter.
Aktivieren Sie die oberste Zelle der Liste und wählen Sie „Daten, Filter, Spezialfilter…“. Im Feld „Listenbereich“ überprüfen Sie, ob der angezeigte Bereich mit dem gewünschten Tabellenausschnitt übereinstimmt. Wollen Sie beispielsweise nur in einer Spalte nach Übereinstimmungen suchen, so ändern Sie den Listenbereich entsprechend. Markieren Sie dann „Keine Duplikate“ und bestätigen Sie mit einem Klick auf „OK“. Wenn Sie mit den gefilterten Werten weiterarbeiten wollen, dann markieren Sie das gefilterte Ergebnis und kopieren es an eine geeignete Stelle.
Benötigen Sie nur die als Filter benutzten Spalten, erleichtern Sie sich die Arbeit, indem Sie im Spezialfilterdialog die Option „An eine andere Stelle kopieren“ markieren und in dem Feld „Kopieren nach“ die Startzelle der neuen Tabelle angeben (Bild A).
Listen auswerten
Folgende Formel registriert, wenn ein bestimmter Wert in einer Excel-Liste auftritt oder ein Schwellwert überschritten wird: =WENN(ZÄHLENWENN(A1:A10;"Wert")>=3;"Erfüllt";"Nicht.erfüllt")
Der Zellbereich von A1 bis A10 wird auf das Vorkommen des Wortes Wert überprüft. Taucht es dreimal oder öfter auf, wird Erfüllt ausgegeben, sonst Nicht.erfüllt.
Geheime Berechnungen
Umfangreiche Berechnungen in Excel, die den Aufbau Ihres Tabellenblatts stören oder nicht für fremde Augen bestimmt sind, lagern Sie leicht auf ein anderes Tabellenblatt aus und verstecken dieses Blatt.
Bilden Sie beispielsweise die Summe der Zellen A1 bis A10 in der Zelle A11 auf dem Blatt „Tabelle1“. Diese Summe verknüpfen Sie dann etwa in Zelle C3 auf dem Blatt „Tabelle2“ mit =Tabelle1!A11. Wechseln Sie nun wieder zum Blatt „Tabelle1“ und verstecken Sie es mit „Format, Blatt, Ausblenden“.
Effektvolle 3D-Diagramme
Dreidimensionale Diagramme erzeugt Excel nur mit langweiligen grauen Wänden. Diese lassen sich jedoch leicht einfärben.
Zuerst klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Wand und wählen aus dem Kontextmenü die Option „Wände formatieren“. Unter „Farbe“ stellen Sie dann eine beliebige Wandfarbe ein.
Noch interessanter: Klicken Sie auf die Fülleffekte und wählen Sie aus dem folgenden Dialog einen Verlauf, eine Struktur oder ein Muster zum Füllen des Hintergrunds. Unter „Grafik“ lässt sich mit der Option „Grafik auswählen“ sogar ein eigenes Hintergrundbild einfügen (Bild B).
Excel als Datenbank
Tabellen in Listenform lassen sich mit einem Trick komfortabel bearbeiten.
Markieren Sie dazu die Liste und wählen Sie „Daten, Maske…“. Die Liste wird nun in Datensätze aufgeteilt, die in einer Datenmaske dargestellt werden. Die Spaltenköpfe der Tabelle verwendet Excel dabei als Feldbeschriftungen. Wenn die Zeilen unterhalb der markierten Tabelle frei sind, lassen sich jetzt – zum Beispiel mit einem Klick auf „Neu“ – weitere Datensätze hinzufügen . Diese fügt Excel nach Bestätigung mit der Eingabetaste als neue Zeile in das Tabellenblatt ein.
Wochenende hervorheben
Wenn Sie in einer Spalte mit Datumsangaben die Wochenenden hervorheben wollen, lösen Sie dies in Excel mit einer bedingten Formatierung.
Zuerst markieren Sie den gewünschten Bereich, beispielsweise ab A1, und wechseln zu „Format, Bedingte Formatierung…“. Wählen Sie im ersten Feld „Formel ist“ und geben Sie daneben Folgendes ein:
1 =WOCHENTAG(A1;2)=6
Damit wird der Montag als Wochenbeginn festgelegt und der Samstag ausgewählt. Klicken Sie auf „Format…“ und wählen Sie die gewünschte Formatierung, etwa eine Farbe. Mit „Hinzufügen“ fügen Sie eine weitere Bedingungszeile in das Fenster „Bedingte Formatierung“ ein und mit der Formel
1 =WOCHENTAG(A1;2)=7
wählen Sie den Sonntag aus. Auch hier wählen Sie eine Formatierung (Bild C).
Fotos
